Voor het opzetten van een vergadering moet vaak een hoop worden geregeld. Het is niet moeilijk, maar doordat het om zoveel verschillende zaken gaat, schiet er weleens wat bij in. Om te voorkomen dat je aan het begin van een vergadering nog van alles moet regelen, hebben wij een handige checklist voor het opzetten van de perfecte vergadering opgesteld!
Bepaal op tijd waar de vergadering plaatsvindt
Bij een vergadering gaat het erom dat iedereen live of via een call of videoconferentie met elkaar kan overleggen. Het is daarbij belangrijk dat iedereen een plek heeft om rustig met elkaar te kunnen sparren. Zoek op tijd een geschikte locatie met voldoende zitplaatsen voor je vergadering en leg de ruimte vast. Vergader je telefonisch of via een call? Regel dan op tijd een vergaderlocatie voor alle deelnemers of wijs de deelnemers van de vergadering erop dat zij tijdig een ruimte reserveren.
Regel de benodigdheden voor je vergadering
Afhankelijk van de insteek van je vergadering, heb je de volgende materialen nodig:
- Een beamer en projectiescherm of groot tv-scherm
- Een laptop
- Geschikte kabels
- Een afstandsbediening
- Een flipover, whiteboard of glassboard
- Stiften of whiteboard markers
- Sticky notes
- Notitieboekjes
- Schrijfwaren, zoals pennen en stiften
Presentatiemateriaal
Wil jij je verhaal ondersteunen met een digitale presentatie? Vergeet dan niet te controleren of de ruimte van je vergadering over een beamer en projectiescherm of een tv beschikt. Check ook even of je de juiste kabels hebt om je laptop op deze zaken aan te sluiten. Start je presentatie altijd even op voordat de vergadering begint. Zo weet je zeker dat alles naar behoren werkt en zo niet, dan heb je nog tijd om iets anders te regelen. Vergeet ook geen afstandsbediening te regelen om door de slides van je presentatie heen te gaan. Zo hoef je niet de hele tijd naast je laptop te blijven staan.
Schrijfborden en toebehoren
Zijn er zaken die je verder wilt toelichten of uittekenen om ze te verduidelijken? Zorg dan dat er een flipover, whiteboard of glassboard in de ruimte aanwezig is. Vergeet ook de stiften of whiteboard markers om hierop te schrijven niet! Is het lastig om een flipover of board te regelen? Geen probleem! Met de statische folies van Magic-Chart kun je bijna iedere ondergrond omtoveren tot vergaderbord. Lees hier meer over deze handige folies. Let op! Ook voor de Magic-Chart heb je een whiteboard marker nodig!
Schrijfmateriaal voor deelnemers
Voor deelnemers aan de vergadering is het prettig om de mogelijkheid te hebben om notities te maken. Leg daarom notitieboekjes en pennen voor ze klaar. Daarnaast wil je wellicht de interactie van je vergadering vergroten door input van de deelnemers te vragen. Sticky notes werken hiervoor perfect. Hier kan iedereen zijn ideeën op kwijt en deze kunnen ze vervolgens op een flipover, whiteboard of Magic-Chart folie plakken. Beschik je niet over deze middelen? Maak dan gebruik van de Magic-Chart notes. Dit zijn kleine, gekleurde statische folies die je op bijna iedere ondergrond kunt plakken. Ideaal!
Lange meeting? Zorg voor voldoende drinken en eten!
Tijdens iedere meeting hoort er minstens een kan water met glazen in de ruimte aanwezig te zijn. Thermoskannen koffie en heet water worden ook altijd gewaardeerd. Vergeet de theezakjes, suiker, melk en lepels niet! Hebben jullie een koffiejuffrouw op kantoor? Laat haar dan van te voren weten wanneer de vergadering plaatsvindt en hoeveel mensen er aanwezig zijn. Zo kan zij iedereen tijdig van iets te drinken voorzien. Wil je het helemaal goed doen: zorg dan ook voor koud sap en frisdrank. Zo is er altijd voor ieder wat wils. Duurt je vergadering mogelijk langer dan een of twee uur? Zorg dan dat er ook iets te eten geregeld is. Een koekje voor bij de koffie, een nootje voor bij het fris of een stuk fruit zijn etenswaren die je van tevoren gemakkelijk kunt regelen.
De perfecte vergadering: een goede voorbereiding is het halve werk
Door een overzicht te geven van de belangrijkste zaken waar je op moet letten bij het voorbereiden van een vergadering, hopen we dat je nooit meer last minute iets hoeft te regelen! Met een locatie, de juiste materialen en iets te drinken zit je in de meeste gevallen goed. Zorg dat je zelf op tijd aanwezig bent om het licht alvast aan te zetten en iedereen te ontvangen. Als je van te voren ook nog even de verwarming aanzet, zit iedereen er ook nog lekker warmpjes bij