Zo maak je een zakelijke meeting productiever: 4 tips

• Geplaatst op 17 Oktober 2015
• Door Redactie

Er zijn maar weinig mensen die zich erop verheugen: de hele dag zakelijke meetings. Vaak duren ze lang, zijn ze saai en komt er altijd een moment waarop je afhaakt en er niet meer helemaal bij bent. Daar heb jij niet alleen last van, maar daar heeft iedereen last van. Het is nu eenmaal niet eenvoudig om van een zakelijke meeting een goede, productieve meeting te maken, maar met deze 4 handige tips wordt het wel een stuk makkelijker.

1. Duur van de meeting

Uit gewoonte wordt er voor een meeting vaak een uur ingepland, er wordt niet eens nagedacht over hoe lang het precies moet duren. En omdat er nu eenmaal een uur is ingepland, duurt het vaak ook een uur. Er wordt wat gekletst vooraf, er wordt wat nagepraat en zonder dat je het doorhebt ben je een uur verder. Precies zoals de bedoeling was. Maar… was dat nu echt nodig? Had het ook in een half uur of zelf een kwartier kunnen gebeuren? Vraag jezelf bij het inplannen af hoe lang het écht moet duren en rond het eens naar beneden af.

2. Wees kritisch op wie je uitnodigt

Weleens bij een meeting geweest waar je nauwelijks iets gezegd hebt en waar je achteraf ook niet bij had hoeven zijn? De mail met een korte samenvatting was voldoende geweest? Er gaat zoveel tijd verloren door mensen uit te nodigen die niet per se aanwezig hoeven zijn. Wees daarom kritisch op wie je uitnodigt, want dat maakt de vergadering productiever.

3. Focus op één onderwerp

Door te focussen op één onderwerp wordt een meeting ook productiever. Daarmee voorkom je discussies die tijd in beslag nemen en die niets met het onderwerp te maken hebben.

4. Goede voorbereiding

Mensen moeten bijpraten tijdens een meeting is niet handig en kost tijd. Vraag daarom aan iedereen om zich goed in te lezen en voor te bereiden zodat er tijdens de vergadering een focus kan zijn op wat nodig is.