Tips voor de inrichting van je vergaderruimte

• Geplaatst op 28 Juni 2012
• Door Redactie
• Geplaatst in Doel van de vergadering, Effectief vergaderen, Inrichting vergaderruimte

Als het gaat om de inrichting van je vergaderruimte wordt er vaak gekozen voor een traditionele inrichting. Echter is gebleken dat er veel effectievere opstellingen zijn. Wij geven je tips.

Als het gaat om de inrichting van je vergaderruimte wordt er toch vaak gekozen voor een traditionele inrichting, een vierkante vergadertafel met daaromheen een aantal vergaderstoelen. Uit onderzoek is echter gebleken dat staand vergaderen of een ovale opstelling veel effectiever zijn. Een vierkante vergadertafel heeft zelfs een negatieve invloed op het groepsgevoel en de overlegsfeer.

Doel van de vergadering
Belangrijk is om eerst het doel van de vergadering te bepalen. Het doel bepaalt namelijk welke inrichting het beste bij het doel past. Hierdoor zal een vergadering veel effectiever, plezieriger en rustiger verlopen. Zo is een vergaderruimte met daarin een ovale vergadertafel aan te bevelen wanneer er informatie gedeeld moet worden. Een statafel met barkrukken heeft echter weer de voorkeur als het gaat om samenwerking en creativiteit. Wanneer er gevoelige onderwerpen besproken moeten worden, geniet een huiskameropstelling de voorkeur.

Afmeting vergaderruimte
Naast het doek is uiteraard ook de beschikbare ruimte van belang. Er geldt een minimale afmeting van 2 m2 per persoon voor een vergaderruimte. Kleinere ruimtes zijn dan ook uitermate geschikt om in kleine gezelschappen te vergaderen of overleggen. Wanneer het gezelschap uit 10 personen bestaat, dan is uiteraard een grote vergaderruimte vereist. Deze ruimte dient een minimale afmeting van 20 m2 te hebben.

Formeel of informeel
Indien het een informeel overleg betreft, is het niet noodzakelijk dat de ruimte is afgesloten. Je kunt dan samen met je collega’s even plaatsnemen in de daarvoor bestemde zithoek in de kantoortuin. Een formeel overleg vereist echter een afgesloten ruimte. Dit om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie binnenskamers blijft.

Voor alle vormen van vergaderen zijn inrichtingsoplossingen te bedenken. Uiteraard zijn er voor iedere oplossing ook passende vergadertafels, vergaderstoelen, barkrukken en banken te leveren. Uiteraard is je ruimte niet onbeperkt, dus bedenk vooraf goed welke vormen van vergaderingen binnen jouw bedrijf plaatsvinden en pas daar je inrichting op aan.

Contact