Gratis verzending
Inclusief montage en installatie
5 jaar garantie
Verpakkingsmateriaal retour

Stop de vergadercultuur: tips voor minder en snellere meetings

  • Geplaatst op
  • Door Redactie
Stop de vergadercultuur: tips voor minder en snellere meetings

De eindeloze, weinig productieve meetings: we herkennen het allemaal wel. Toch zijn er manieren om dit te voorkomen. Probeer een vergadering bijvoorbeeld met name in te zetten voor het doorhakken van knopen en om te brainstormen. En wees vooral kritisch over de invulling en agendapunten: is het écht nodig dat er meerdere personen samen komen om iets te bespreken? Of zijn er bijvoorbeeld andere efficiënte manieren om de kennis over te dragen? Wil je toch graag samenkomen? Lees dan deze tips om het voortaan kort maar krachtig te houden.
 

Staande meetings: get up, stand up!

Het is misschien even wennen, maar staand vergaderen kent veel voordelen. Door de actievere houding en informele setting vergaderen we volgens onderzoek een stuk sneller (> 30%). We komen sneller to the point en dwalen minder snel af van het onderwerp. Stand up meetings zijn bovendien veel beter voor je houding en gezondheid. Tot slot blijft iedereen alerter en ben je minder geneigd om in je kladblok tekeningen te krabbelen en te dagdromen. Om staande meetings goed te faciliteren, is het belangrijk dat er een vergaderruimte aanwezig is met statafels en schermen. Een relatief kleine investering ten opzichte van de tijd die het iedereen gaat opleveren!

Werk met de juiste software

In de traditionele vergadersetting is er iemand die notuleert en de besproken acties daarna uitwerkt in een verslag of lange mail. Ook dit kan een stuk efficiënter! Met de juiste software kun je tijdens de meeting al taken en actiepunten aan personen toewijzen. Denk daarbij aan programma´s als Asana en Trello. Dit zijn overigens ook fijne programma´s om het aantal vergaderingen te verminderen. Projecten en taken en de status daarvan breng je overzichtelijk in kaart en vink je af wanneer ze zijn gedaan. Om tussendoor te kennis te delen, kun je een programma als Slack gebruiken. Dit is een chatprogramma waarin je elkaar snel een berichtje stuurt. Bijvoorbeeld over de status van een bepaald project of om een bepaald document te controleren. Hierdoor heb je minder snel het gevoel dat je bij elkaar moet komen om te overleggen. En het scheelt ook meteen een overvolle mailbox!

Creëer een andere bedrijfscultuur

Agile, Scrum, Lean, Holocracy: allemaal antwoorden op de wens om efficiënter te werken en dus ook vergaderen. Introduceer bijvoorbeeld de ´daily scrum´. Dit zijn dagelijkse team meetings van maximaal 15 minuten, gericht op het uitwisselen van kennis. Deze kun je bijvoorbeeld rond 09:00 uur ’s ochtends of juist aan het einde van de dag plannen. Centrale vragen zijn: wat heb je bereikt? Wat ga je bereiken? Wat heb je van elkaar nodig of waar loop je tegenaan?

Wanneer je werkt met scrum teams, ligt de verantwoordelijkheid van werkzaamheden en projecten binnen die teams. Je hebt geen top-down organisatie meer, maar creëert teams waarin iedereen een eigen rol vervult. Teams worden zo multidisciplinair en zelfsturend. Dit noemt men ook wel de holocracy bestuursvorm.

Vergaderen binnen 60 minuten

Ook wanneer je met een daily scrum werkt, is het nodig om af en toe langer bij elkaar te zitten. Hiervoor kun je het principe van de Tactical Meeting aanhouden. Doel? Vergaderen binnen 45-60 minuten. Hierbij begin je met een check-in: is iedereen erbij met z’n gedachten? Er is altijd een vaste agenda en er is steeds 1 persoon aan het woord. Er wordt zo min mogelijk gediscussieerd. Zo ga je tijdens het agendapunt ‘checklist review’ de activiteiten langs die gedaan hadden moeten worden. De aanwezigen reageren dan met ‘check’ of ‘no check’. Kort maar krachtig! Bij ‘no check’ leg je kort uit waarom en wat je nodig hebt. Een tactical meeting bestaat uit:

• Check-in round
• Checklist review
• Metrics review
• Project updates
• Triage issues
• Closing round

Het belangrijkste is dat alle deelnemers op de hoogte zijn van de ‘spelregels’ van deze vergadervorm en zich daaraan houden. Bekijk hier een voorbeeld van hoe een tactical meeting in zijn werk gaat.

Kies tot slot voor een goed tijdstip voor de meetings. Bij voorkeur niet net na de lunch of aan het einde van de dag omdat we de concentratie dan minder goed vast kunnen houden.

En nog een belangrijke tip: voorkom afleiding van bijvoorbeeld mobiele telefoons…

Door het gebruiken van onze website, ga je akkoord met het gebruik van cookies om onze website te verbeteren. Dit bericht verbergen Meer over cookies »

Gratis verzending

in heel Nederland (m.u.v. de Waddeneilanden)

Inclusief montage

en installatie

5 jaar garantie

op ons hele assortiment