Gratis verzending
Inclusief montage en installatie
5 jaar garantie
Verpakkingsmateriaal retour

Checklist voor een effectieve vergadering

  • Geplaatst op
  • Door Redactie
Checklist voor een effectieve vergadering

Of het nu een korte of een lange vergadering is, de effectiviteit blijft belangrijk. Iedere dag wordt er wel in uw bedrijf vergaderd, maar niet iedere vergadering verloopt even soepel. Zo kan het zijn dat iemand het is vergeten, niet alle benodigde stukken zijn meegenomen of er is geen notulist. Een vergadering bestaat uit 3 onderdelen, namelijk een voorbereiding, de vergadering zelf en de evaluatie. En elk onderdeel bestaat weer uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen worden hieronder verder uitgelegd.

Voorbereiding

Maak een agenda en verstuur die tijdig: Als je tijdig de uitnodiging verstuurt, kan iedereen zich goed voorbereiden. Plan daarom ruim van te voren en niet 1 uur voor aanvang.
Bepaal de vergaderdoelen en omschrijf deze concreet: Wat is het doel? Dit is wel handig om te weten, zodat er een gedegen voorbereiding gedaan kan worden.
Wanneer, waar, hoe laat/lang? Wanneer je een vergadering wilt inplannen, moeten de genodigden wel weten op welke datum de vergadering is. Daarnaast wil men ook weten hoe laat deze begint en eindigt en wat de locatie is.
Welke stukken moet men meenemen en hoe moet iedereen zich voorbereiden? Is het onderwerp bijvoorbeeld de maandomzet, zorg dat je de stukken bij hebt van de omzet. Deze kun je dan laten zien en bespreken.
Wie moeten erbij zijn? Wie wil je bij de uitnodiging hebben? Heb je de inkoper nodig bij een vergadering over de maandomzet?
Wie krijgt welke rol? Wie is de voorzitter, wie is de notulist, etc.?
Maak een actielijst voor de agenda: Welke punten wil je bepreken tijdens de vergadering? Deze stukken dien je ook tijdig voor de vergadering op te sturen, zodat men zich goed kan voorbereiden.

Vergadering

Voor een effectieve vergadering is het belangrijk dat de rollen zijn bepaald. Hieronder volgen 4 rollen die tijdens een vergadering aanwezig moeten zijn.

De voorzitter: De voorzitter opent de vergadering. Hij licht de basisregels toe en vat regelmatig samen. Hij zorgt ervoor dat er aan de agenda wordt gehouden, maar neemt ook deel als groepslid.
De discussieleider: De discussieleider houdt het vergaderproces in de gaten, zorgt dat iedereen betrokken blijft, roept lastige deelnemers tot de orde en treedt op als neutrale bemiddelaar.
De notulist: De notulist is een belangrijk persoon in de vergadering, zowel tijdens als erna. De notulist noteert in kernwoorden de belangrijke punten en vraagt eventueel voor opheldering. Als de vergadering is afgelopen, zorgt de notulist er zo snel mogelijk voor om de notulen compleet te maken en iedereen de stukken toe te sturen.
De deelnemers: De belangrijkste taak van de deelnemers is om effectief deel te nemen aan de vergadering. Zij komen met verschillende invalshoeken om zo tot nieuwe ideeën te komen.

Evaluatie

Als de vergadering is afgelopen, dan dient u nog even te evalueren. Verliepen de gesprekken goed, iemand die niet deel nam aan de vergadering, etc.?

Bovenstaande punten en aanbevelingen gelden vooral voor grote vergaderingen waarbij meerdere personen aanwezig zijn. Er zijn natuurlijk ook vergaderingen waarbij maar 2 of 3 personen betrokken zijn. Volg dan nog wel de voorbereiding. Tijdens de vergadering zal iemand meerdere rollen op zich moeten nemen. Een vergadering dient uiteraard ook gefaciliteerd te worden met de juiste meubelen, zoals een vergadertafel en een aantal comfortabele vergaderstoelen.

Foto: Reuters

Door het gebruiken van onze website, ga je akkoord met het gebruik van cookies om onze website te verbeteren. Dit bericht verbergen Meer over cookies »

Gratis verzending

in heel Nederland (m.u.v. de Waddeneilanden)

Inclusief montage

en installatie

5 jaar garantie

op ons hele assortiment