5 musthaves voor de perfecte vergadering

• Geplaatst op 21 Oktober 2016
• Door Redactie

Waarschijnlijk vergader je regelmatig met collega’s. Een operationeel, strategisch of creatief overleg met het team is dan ook essentieel om een project of opdracht in goede banen te leiden. Maar met welke producten zorg je ervoor dat de vergadering zo soepel mogelijk verloopt? Wij hebben een aantal producten om de vergadering in de juiste banen te leiden op een rij gezet.

1. Maak aantekeningen op een whiteboard

Tijdens een strategische of creatieve vergadering is het handig om aantekeningen te maken op een whiteboard. Ook kan een whiteboard ondersteuning bieden tijdens een presentatie met bijvoorbeeld een klant. Met speciale stiften kun je op het board schrijven en dit vervolgens weer heel makkelijk uitvegen. Inofec Kantoormeubelen heeft veel verschillende whiteboards in diverse formaten in het assortiment. Zo is er altijd wel een whiteboard dat aan jouw wensen en behoeften voldoet. Vergeet overigens niet om ook een whiteboard starterkit aan te schaffen. Deze kit bevat een aantal handige accessoires die onmisbaar zijn bij het gebruik van een whiteboard. Denk daarbij aan speciale whiteboard stiften (in verschillende kleuren), een veger en magneten.

2. Gebruik een flipover

Heeft het werkoverleg een creatieve insteek of ga je samen met het team een grote brainstormsessie houden? Dan kun je ook kiezen voor een flipover. Een flipover is eigenlijk een groot kladbord waar je op kunt tekenen. De vellen kun je na een vergadering gemakkelijk afscheuren om bijvoorbeeld te bewaren. Ook kun je de vellen gebruiken om projectgroepen op te laten schrijven. Voor een flipover heb je speciale flipover markers nodig en natuurlijk vellen papier!

3. Schrijf creatieve ideeën op een glassboard

Ook kun je tijdens een vergadering gebruikmaken van een glassboard. Het verschil tussen een whiteboard en een glassboard is dat een glasbord gemaakt is van veiligheidsglas en een whiteboard is gemaakt van wit email. Op het glas van het glassboard kun je schrijven of bijvoorbeeld post-its plakken. Bovendien is het glas magnetisch. Een glassboard past vooral goed binnen een modern kantoor. Bij Inofec Kantoormeubelen kun je terecht voor verschillende kleuren (waaronderwit, zwart, rood en blauw) en formaten glassboards. Het glas kun je eenvoudig schoonmaken met een natte doek of spons.

4. Zorg voor comfortabele stoelen

Een vergadering is meestal niet na een kwartier afgelopen. Vaak is het een lange zit waar je even tijd voor moet uittrekken. Een belangrijk aspect is daarom dat je lekker zit. Daarbij is een actieve zithouding en een goede comfortabele stoel essentieel. Wist je trouwens dat je er ook voor kunt kiezen om staand te vergaderen? Uit onderzoek blijkt dat een vergadering zonder stoelen maar liefst 34% sneller is dan een ‘normale’ vergadering. Gooi staand vergaderen eens in de groep. Het is niet alleen gezonder, maar je bent dus ook sneller klaar!

5. Maak notulen tijdens de vergadering

Tot slot is het van belang om tijdens een vergadering notulen te maken. Zo kun je achteraf altijd nagaan wat er is besproken en welke concrete to do’s er op de planning staan. Probeer de notulen kort, bondig en duidelijk te houden. Het hele team moet kunnen begrijpen wat er staat. Ook is het belangrijk om niet te lang te wachten om de notulen naar je team te versturen. Zo voorkom je dat zaken die tijdens een vergadering worden besproken, niet worden opgepakt.

Wij hebben slechts enkele tips op een rijtje gezet. Heb jij nog goede vergadertips die we aan dit lijstje kunnen toevoegen? We ontvangen ze graag in een reactie op dit blog!